Der Countdown läuft – Finanzamt verschärft die gesetzliche Grundlage für Kassensysteme im Einzelhandel!

WICHTIGER HINWEIS:
Seit 01.08.2011 ausgelieferte Schapfl-Scannerkassen mit unserer neuen Softwareversion (SCS), bieten alle geforderten Funktionen und entsprechen somit den aktuellen Anforderungen der Finanzbehörden!

 

1. Grundlagen

Am 26.11.2010 hat das Bundesministerium der Finanzen (BMF) ein Schreiben („ Aufbewahrung digitaler Unterlagen bei Bargeschäften") herausgegeben, in dem die Anforderungen an Kassensysteme erheblich verschärft wurden. Im Grundsatz bestehen diese Anforderungen zwar schon seit vielen Jahren, durch Erleichterungsregelungen und die bisherige Auslegung der Vorschriften im Rahmen der Betriebsprüfungen, sah die Praxis bei allen Kassenherstellern und Anwendern bisher jedoch anders aus.

Laut dem BMF-Schreiben vom 26.11.2010 muss ein Kassensystem ab sofort alle Buchungsdaten im Detail sowie weitere Daten elektronisch und unveränderbar aufzeichnen und mindestens 10 Jahre archivieren. Das Schreiben führt auf, welche Daten als „steuerlich relevant" angesehen werden: Journal-, Auswertungs-, Programmier- und Stammdatenänderungsdaten.

Diese Forderungen sind sehr allgemein, entscheidend dabei ist jedoch, dass sich die Abrechnungsdaten (also z.B. die Tagesumsätze) lückenlos aus den einzelnen Verkaufsvorgängen (also den einzelnen Produkten oder vergleichbaren Rechnungspositionen) herleiten lassen, auch wenn inzwischen Stammdaten oder andere Einstellungen an den Kassen verändert wurden. Ferner legen die Finanzbehörden großen Wert darauf, dass die Daten nicht verändert werden können und dass die Vollständigkeit prüfbar ist (z.B. durch geeignete fortlaufende Nummern).

Die Archivierung kann auch auf einem nachgeschalteten System erfolgen. Diese Daten müssen bei Betriebsprüfungen elektronisch in einem "auswertbaren Format" und mit ,,Strukturinformationen" zur Verfügung gestellt werden, womit eine direkte Schnittstelle zur IDEA-Software der Betriebsprüfer gemeint ist.

Sollten die Kassensysteme eines Anwenders diese Forderung nicht erfüllen, kann die Ordnungsmäßigkeit der Buchführung in Frage gestellt werden - in diesem Fall droht eine Schätzung der Einnahmen mit unkalkulierbaren Folgen.

2. Übergangsregelung

Im BMF-Schreiben wird eine Übergangsregelung bis Ende 2016 definiert. Allerdings ist diese Ausnahmeregelung bei näherem Hinsehen an so hohe Anforderungen geknüpft, dass diese kaum ein Betrieb erfüllen kann. Es wird explizit darauf hingewiesen, dass dann die Auflagen aus dem BMF-Schreiben vom 09.01.1996 "vollumfänglich" anzuwenden sind.

Folgendes hat der Steuerpflichtige u.a. zu erfüllen:

  • Bedienungsanleitung und Programmieranleitung aufbewahren
  • Programmabrufe nach jeder Änderung (u. a. der Artikelpreise), Protokolle über die Einrichtung von Verkäufer-, Kellner- und Trainingsspeichern u.ä. aufbewahren
  • Alle weiteren Anweisungen zur Kassenprogrammierung (z.B. Anweisungen zum masch. Ausdrucken von Proforma-Rechnungen oder zum Unterdrücken von Daten und Speicherinhalten) aufbewahren
  • Die mit Hilfe der Registrierkassen erstellten Rechnungen aufbewahren (Dies bedeutet praktisch, dass Sie neben dem reinen Tagesbericht alle Kundenrechnungen kopieren und abheften bzw. elektronisch archivieren müssen)
  • Tagesendsummenbons mit Ausdruck des Nullstellungszählers (fortlaufende sog. „Z-Nummer" zur Überprüfung der Vollständigkeit der Kassenberichte), der Stornobuchungen (sog. Managerstornos und Nach-Stornobuchungen), Retouren, Entnahmen sowie der Zahlungswege (bar, Scheck, Kredit) und alle weiteren im Rahmen des Tagesabschlusses abgerufenen Ausdrucke der Registrierkasse (z.B. betriebswirtschaftliche Auswertungen, Ausdrucke der Trainingsspeicher, Kellnerberichte, Spartenberichte) im Belegzusammenhang mit dem Tagesendsummenbon aufbewahren.
  • Die Vollständigkeit der Tagesendsummenbons ist durch organisatorische oder durch programmierte Kontrollen sicherzustellen.

Diese Anforderungen sind in der Praxis kaum vollständig umsetzbar und vor allem wegen des hohen manuellen Aufwandes sehr fehlerträchtig, was wiederum zu einer Anfechtbarkeit der Buchführung führen kann.

Hinzu kommt, dass diese Ausnahme nur für Systeme gilt, die ,,bauartbedingt" nicht aufgerüstet werden können. Daraus Ieitet sich ab, dass alle Systeme, welche bauartbedingt nachgerüstet werden können, auch nachgerüstet werden müssen. Da der Begriff "bauartbedingt“ nicht genau definiert ist, kann man auch hier davon ausgehen, dass die Finanzbehörden in Zukunft erst einmal unterstellen werden, ein System sei grundsätzlich nachrüstbar.

Nachzurüsten sind grundsätzlich zwei Dinge:

  • Evtl. mehr Speicherplatz, um die Journale zu speichern. Alle moderneren proprietären Kassen haben heute zumeist viel Speicher ,,on board" oder aber Schnittstellen (USB, SD-Card, CompactFlash), an denen sich Massenspeicher leicht anschließen lassen. Bei PC-Kassen ist wegen der großen Festplatten gar keine Hardwarenachrüstung erforderlich.
  • Ein Softwareupdate, welches dafür sorgt, dass die Journaldaten gespeichert werden. Da praktisch alle heute installierten Kassen grundsätzlich per Software updatefähig sind, ist auch hier kaum zu argumentieren, dass ein Softwareupdate bauartbedingt unmöglich ist. Die Finanzbehörden werden sicher nicht akzeptieren, dass ein Hersteller oder Händler ein solches Update dauerhaft nicht anbietet.

ln der Praxis wird sich kaum ein Anwender darauf berufen können, seine Kassen seien bauartbedingt nicht aufrüstbar.

Weiter ist zu beachten, dass diese Ausnahmeregelung nur für vor dem 26.11.2010 bereits in Betrieb befindliche Kassensysteme gilt, da gesagt wird, dass „der Steuerpflichtige dieses Gerät [...] in seinem Betrieb weiterhin einsetzen" darf. Diese Regelung stellt also einen Bestandschutz bereits installierter Systeme dar und kann daher nicht auf neue Installationen angewendet werden. Das bedeutet auch, dass der Kauf von Gebrauchtgeräten nicht dazu führt, dass der Besitzer unter die sowieso kaum nutzbare Ausnahmeregelung fällt.

Ein umfangreicher Artikel in der StBP (,,Die steuerliche Betriebsprüfung", eine Fachzeitschrift vor allem für die Betriebsprüfer der Finanzämter) kommt zu ähnlichen Schlussfolgerungen.

www.elektronische-steuerpruefung.de/ und

www.elektronische-steuerpruefung.de/praxisbsp/haertl-schieder-elektronische-registrierkassen-1.htm

3. Beurteilung

Der Steuerpflichtige sollte hier kein Risiko eingehen, da die Finanzämter die BMF-Schreiben erfahrungsgemäß nicht zugunsten der Steuerpflichtigen auslegen.

Bei den BMF-Schreiben handelt es sich um Erlasse, also um Anweisungen gegenüber nachgeordneten Verwaltungsbehörden und nicht um Gesetze oder Verordnungen. Es ist aber schwer vorstellbar, dass ein juristisches Vorgehen gegen diese Regelungen erfolgreich sein dürfte, denn ein Rechtsanspruch auf eine Erleichterungsregelung ist kaum herzuleiten. Darüber hinaus ist das BMF-Schreiben ein Ergebnis der Aufforderung des Bundesrechnungshofes an das BMF aus dem Jahr 2003, die Prüfbarkeit der per Registrierkasse erfassten Daten zu verbessern.

Mit diesen strengen Regelungen stellt das BMF sicher, dass auch die Nutzer bereits installierter Kassen sich keinesfalls in Sicherheit wiegen können. Der einzig sichere Weg, um erhebliche Risiken bei der nächsten Betriebsprüfung zu vermeiden, ist die Nutzung von Kassensystemen, die die neuen Anforderungen komplett erfüllen.

4. Lösung:

Seit 01.08.2011 ausgelieferte Schapfl-Scannerkassen mit unserer neuen Softwareversion (SCS), bieten alle geforderten Funktionen und entsprechen somit den aktuellen Anforderungen der Finanzbehörden!

Besitzer älterer Kassen raten wir: Setzen Sie sich gleich mit uns in Verbindung!

Hinweis:

Die Schapfl GmbH kann und darf in steuerlichen und juristischen Fragen nicht beratend tätig sein. Dieses Dokument ersetzt keine fachkundige Beratung durch einen Steuerberater oder Rechtsanwalt. Daher wird für die Aktualität und Richtigkeit der Angaben bzw. der Schlussfolgerungen keine Gewähr übernommen und jegliche Haftung ausgeschlossen.

Dokumentengrundlage ist das BMF-Schreiben vom 26.11.2010 und Hinweise für Schapfl-Anwender zu den aktuellen Anforderungen der deutschen Finanzbehörden an Kassensysteme vom 24.03.2011.

GDPdU

Die Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU) enthalten Regeln zur Aufbewahrung digitaler Unterlagen und zur Mitwirkungspflicht der Steuerpflichtigen bei Betriebsprüfungen.

Es handelt sich dabei um eine Verwaltungsanweisung des Bundesfinanzministeriums, in der dieses bestimmte Rechtsnormen aus der Abgabenordnung und dem Umsatzsteuergesetz zur digitalen Aufbewahrung von Buchhaltungen, Buchungsbelegen und Rechnungen konkretisiert.

Die GDPdU wurden durch die GoBD zum 1. Januar 2015 abgelöst.

Quelle: https://de.wikipedia.org

GoBD

Die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) regeln die formalen Anforderungen an die Buchführung und die Aufbewahrung von steuerrechtlich relevanten elektronischen Daten und Papierdokumenten unter Bezug auf die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung. Zudem enthalten die GoBD Regeln zum elektronischen Datenzugriff der Finanzverwaltung im Rahmen von Außenprüfungen.

Die GoBD wurden durch Schreiben des Bundesfinanzministeriums am 14. November 2014 veröffentlicht. Die GoBD sind ab 1. Januar 2015 gültig. Sie lösen die Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen(GDPdU) und die Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS) ab.

Quelle: https://de.wikipedia.org/